(1)ウイルス
ウイルスが添付されたメールへの対処方法であるが、添付ファイルを不要に開かないように気を付けることは常識であるとしても、うっかりミスで開いてしまうことは誰にでもある。
サーバー側でウイルスを検出し、メールを削除してくれるのが一番確実な方法なので、もしこれが行われていないようであれば、担当部門へ申し入れる。
普通の企業であれば、すでに対策が実施されているはずだから、もし担当部門がぐずるようであれば、メールソフト側で検出する手段の提示を求め、対策をとるようにする。
決して自分で対策を講じてはいけない。
(2)誤送信
次に誤送信の問題であるが、メールの内容は必ず会社にチェックされていると考え、私的メールは絶対に送信しないようにする。とくに個人的な感情が含まれたメール文は作成しないようにする。
この点を踏まえていれば、多少の誤送信があっても心配することはない。口頭注意ぐらいで済むだろうと思う。
アドレス帳をカテゴリー別に登録しておけば、誤送信の確率は低くなるし、作業効率も向上するので、ぜひそうして欲しい。
(3)同報メール
さて一番面倒な同報メールであるが、Bccでの送信は止めておいた方がよい。「Bcc」は秘匿での送信を意味していないので、何らかのシステム・トラブルで送信先が表に出てしまう可能性がある。面倒でもひとつひとつ送信する。
送信先が多数におよぶ場合は、同報メール専用のメールソフトがあるので、それを使うようにする。もちろん自分で調達せず、上司を通じて担当部門に要請する。
(4)メールアドレスの表記
メールアドレスを名刺に表記するかどうか、これも再検討して欲しい。いまは表記しない傾向にあるようだが、これも時代の流れを感じさせる。
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